Srovnání povinných oznamovacích kanálů

Zákon o ochraně oznamovatelů stanovuje základní oznamovací kanály, které musíte pro příjem anonymních zpráv zřídit. Je nutné přijímat oznámení písemně, telefonicky a na žádost oznamovatele osobně. V tomto článku si představíme, jak se budou v praxi oznámení přijímat, včetně výhod a nevýhod jednotlivých způsobů.

Image alt

Telefonní linka

Ze zákona je třeba přijímat oznámení telefonicky. Zde si dejte pozor, jelikož oznámení může slyšet pouze příslušná osoba. Ta by měla mít tedy separátní telefon, speciální číslo a na něm přijímat telefonická oznámení. Obsah oznámení musí být elektronicky archivován, hovor by tedy měl být nahrán nebo učiněn zápis, pokud oznamovatel nesouhlasí s nahráváním.

Vhodné pro oznámení od zaměstnanců, kteří neumějí využívat internet

Musíte zřídit telefonní linku a vyškolit řešitele k příjmu telefonických oznámení

Email

Ze zákona musí společnost zveřejnit e-mailovou adresu a zajistit příjem zpráv e-mailem.

Oznamovatel může jednoduše sepsat email tak, jak je zvyklý

Anonymita a zabezpečení běžných e-mailů je problematická a nese rizika pro oznamovatele i povinný subjekt.

Hlasové oznámení

Hlasovým oznámením se rozumí oznámení přijaté v audio-podobě. Všechny profesionální platformy k řešení whistleblowingu nabízejí při podání oznámení možnost nahrát zvukovou stopu. Ta se pak propíše přímo do systému jako audio-nahrávka. Hlasové oznámení nemá své výhody a nevýhody, jde o funkci navíc, která může některým oznamovatelům ušetřit čas psaním textu.

Oznámení v listinné podobě

Společnosti a orgány veřejné správy musí přijímat whistleblowing podání i v listinné podobě. Ať už se jedná o schránku důvěry nebo dopis, musí jej zpracovat a archivovat vždy jen příslušná osoba. Na tento způsob oznamování nezapomeňte, je to často opomíjený způsob, který ale zákon vyžaduje. Listinná oznámení umožníte zveřejněním adresy nebo způsobu, kam je ukládat. Takové místo by nemělo být monitorováno a musí být přístupné.

Jednoduchost, vhodné pro určité typy pracovních kolektivů

Kontrola schránky, problematičtější anonymita, nelze nadále komunikovat s oznamovatelem

Osobní setkání

Osobní setkání s oznamovatelem patří k podpůrným způsobům oznamování. Byť k němu často nedochází, musíte tuto možnost whistleblowerům nabídnout. Při osobním setkání pak sepíšete záznam o oznámení. 

Ze setkání musíte sepsat záznam a musíte vědět, na co a jak se ptát

Kontrola schránky, problematičtější anonymita, nelze nadále komunikovat s oznamovatelem

All in one: Whispero

Software, který umožňuje podepsaná i plně anonymní oznámení a ve kterém můžete s whistleblowerem (oznamovatelem) dále komunikovat a zjišťovat další informace. V systému můžete oznámení spravovat, řešit, vyhodnocovat a navrhovat opatření. Whispero je velmi dobře zabezpečené, aby z něj nikdy neunikly důvěrné údaje. Jeho zavedením splníte všechny povinnosti oznamovacích kanálů.